Definisi Housekeeping Department

Dalam bahasa inggris House berarti  rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.

Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.

Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab

Bagian housekeeping harus   bertanggung   jawab   atas   ,kerapian , keteraturan, kelengkapan kebersihan,  kenyamanan seluruh ruangan-ruangan yang ada di dalam atau pun area hotel. Meliputi :

1.      Guest room

2.      corridor

3.      restaurant and banquet

4.      Office room

5.      Rest room

6.      Locker

7.      Park and garden

8.      Swimming pool

9.      Parking area

Tugas Housekeeping Deparment

1.      Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.

2.      Memberikan  pelayanan di  kamar  dengan  sebaik-baiknya  kepada  tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.

3.      Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.

4.      Bertanggung  jawab  atas  pemeliharaan  kebersihan  seluruh  outlet  dan ruangan umum di hotel.

5.      Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor

6.      Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.

Sasaran Housekeeping

1.      Kebersihan.
Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.

2.      Kerapian.
Kerapian mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.

3.      Kelengkapan.
Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua kelengkapan kamar sesuai dengan standardnya sehingga pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.

4.      Fasilitas.
Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan tidak menggangu kegiatan-kegiatan mereka

Dalam operasional hotel, hal-hal mengenai kebersihan dilakukan dan dilaksanakan oleh departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper. Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung jawab area yang sangat besar, maka wajar kalau housekeeping mempunyai jumlah karyawan lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, pelaksanaan pemeliharan dan pembersihan area hotel diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut :

1.      Public Area

Seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room, garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.

2.      Room section

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.

3.      Laundry

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.

4.      Linen dan Uniform

seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.

5.      Florist

seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

6.      Health & recreational bertanggung jawab atas pelayanan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan hotel untuk tamu, meliputi, spa and massage, fitness, golf, pool dan yang lainnya.

Formulir yang Digunakan pada Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang dipergunakan administrasi di Housekeeping antara lain:

1.       Roomboy Control Sheet

2.       Room Report

3.       Housekeeping Report

4.       Lost and Damages Report

5.       Repair and Maintenant Report

6.       Linen Inventory Report

7.        Cleaning and Guest Supplies Report

8.       Lost and Found Report

9.       Log Book

10.   Linen Laundry Delivery Slip

11.   Room Check List

12.   Lost and Found Book

13.   Mini Bar Daily Sales Report

14.   Mini Bar Daily Late Charge Report

15.   Mini Bar Bill.

Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office Department

Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian Front office sebagai  penjualnya.

Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:

1.      Laporan status kamar

Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar   dengan   mudah   dapat   diketahui   oleh   front   office. Housekeeping bertanggung  jawab meng-update  status  kamar  tersebut  secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.

Laporan  room  status  termasuk  Vacant  Clean  (VC),  Vacant  Clean  Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND).

2.      Laporan.Discrepancy

Housekeeping  memeriksa  secara  langsung status  dari  tiap-tiap  kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.

3.      Laporan kehilangan dan penemuan barang

Setelah check out,  kamar  diperiksa  oleh  housekeeping  dan  memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang   hilang, housekeeping melapor   ke   front   office   untuk   memproses pengembalian   atau pembayarannya. Housekeeping juga   melaporkan   setiap penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.

4.      Laporan lainnya

Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu.

5.      Room Blocking

Front  office  melaporkan perubahan  status  tiap-tiap  kamar  yaitu  kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.

6.      PermintaanTamu

Front  office  memberitahukan  kebutuhan  tambahan  yang  diperlukan  oleh tamu, misalnya extra bed, baby   cot,   baby   sister,   kursi   dan   juga   setiap masalah / complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping

7.      Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

8.      mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.

9.      mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

10.  Memberitahukan   kepada   Housekeeping   mengenai   kamar-kamar   yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.

11.  memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.

12.   memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.

13.  jika   terjadi   laporan   perbedaan   penghuni   kamar,antara   Housekeeping dengan  Front  Office, maka  room  discrepancy  report  dan  diadakan pengecekan langsung.

Hubungan Housekeeping  Department dengan Engineering Department

Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal sebagai Berikut :

1.      Perbaikan  dan  pemeliharaan  alat-alat  terutama  menyangkut  operasional tata graha, perbaikan telepon,ac,air dan listrik.

2.      Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.

3.      Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.

4.      Memberitahukan housekeeping dan front  office tentang perbaikan yang lama, sehingga status kamar  dibuat  menjadi  Out  of  order.

5.      Memberitahukan housekeeping  tentang  perbaikan  kamar yang  sudah  selesai, agar diperiksa  dan melakukan  general  cleaning  untuk  dapat dijual  kembali.Melakukan  program perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.

Dengan  demikian  dapat  dilihat  bahwa  antara  bagian  tatagraha  dengan bagian engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, berarti pekerjaan Tatagraha terganggu.  Bagian  tatagraha  memerlukan  bagian engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.

Hubungan  housekeeping  Department  Dengan Food  and  BeverageDepartement.

1.      Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar.

2.      Menyediakan  room  kebutuhan  linen  yang  diperlukan  di  restaurant  dan meeting room.

3.      Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage departemen.

4.      Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room

5.      Pelayanan room service kepada tamu.

6.      pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room

Dengan  pelayanan  baik  oleh  tatagrahan  dan  food  and  beverage  maka tamuakan merasa puas dengan pelayanan pihak hotel.

Hubungan Housekeeping Department dengan accounting Department

1.      Bagian  housekeeping  meminta  barang-barang  kepada  bagia  purchasing (pembelian) dengan mengisi “purchase requitition”, seperti permintaan peralatan kebersihan, chemical (bahan-bahan  kimia),perlengkapan  kamar,linen-linen  dan barang-barang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.

2.      Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan yang dibutuhkan. Membantu  persediaan  barang-barang  kebutuhan  housekeeping sesuai dengan jumlah yang ditetapkan.

Hubungan  Housekeeping  Departement  dengan  Bagian  Personalia Departement & security

1.      Pengadaan tenaga kerja

2.      Pengangkatan pegawai

3.      Pelatihan pegawai

4.      Pemutusan hubungan kerja

5.      Cuti karyawan

6.      Surat peringatan untuk pegawai

7.      Pembayaran gaji dan lembur pegawai

8.      Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.

9.      Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.

10. Bagian  housekeeping melaporkan  hal-hal  yang  mencurigakan  disekitar area pekerja sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapatmengganggu kegiatan  kerja, baik  gangguan  dari  dalam  maupun  dari  luar hotel. Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu mengawasi barang-barang milik

hotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan.

Dengan  demikian  bagian  personalia  mengatur  segala  sesuatu  mengenai tatagraha selaku pegawai hotel tersebut.

About these ads